日翔广告丨如何协调广告公司“创意”和“管理”之间的矛盾,打开企业管理的“黑箱”?
2022-07-19 企企科技 移动报销 事项会计 项目管理 协同办公

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  「企企管理云」大大节省了公司的人力资源,极大地提高了对项目的管控力度,提升了公司的项目进度和管理效率。公司人员可以实时查看与自己相关的数据和内容,公司与员工形成统一的、更有凝聚力的整体,这是以前线下管理很难做到的。


  ——日翔广告董事长严俊


  日翔广告1998年成立,是一家专注于广告设计、广告创意的公司,业务包括各种活动,展示展览,展厅的企划设计、制作及运营;商业空间的企划设计、施工及制作等;企业形象的策划广告宣传的报纸,杂志,海报等平面广告设计制作等。

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  公司拥有占地5000平米的自主工厂及世界先进的工艺流程和设备,现工厂拥有业内资深员工百余名,秉持着专业的队伍,严谨的管理,超卓的设备,倾力服务于国内外品牌。


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  抓住机遇快速发展后,日翔如何突破管理瓶颈?


  20年以前,各种展会、会务活动在国内刚刚兴起,日翔广告抓住机会,大力拓展了展会、会务活动等业务,随着市场不断扩大,客户需求不断增长,公司也在快速成长,当发展到一定阶段后,发现管理上比较滞后。


  日翔广告为全国各地客户提供服务,员工经常去外地出差,很多审批报销不能及时处理。而且,公司项目比较多,项目时间跨度长,项目地域跨度大,加之疫情影响,线下管理无法实时把控众多项目进度。

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  “所以,我们开始学习其他企业的管理经验,发现很多企业已从线下转为线上管理;于是,我们也寻找合适的管理软件,想在一套系统上实现项目的全生命周期管理,与企企科技沟通后,发现「企企管理云」非常适合。”


  “「企企管理云」根据日翔广告所特有的管理模式、管理方式,帮助公司从线下到线上管理;同时,在标准化平台的基础上,还根据公司的需求,量身定制了适合公司的管理系统。”日翔广告董事长严俊谈到。


  02


  项目管理从原来的“黑箱”到“透明、看得见”


  只知道其输入、输出及这两者的关系,而不知其内部结构的系统,通常把所不知的系统称为“黑箱”,而把全知的系统称为“白箱”。在生活中存在着很多不能观测却可以控制的“黑箱”问题。

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  比如,公司的经营与管理上,公司的项目数量一目了然是“白箱”,项目进度、预算收支情况相当于“黑箱”,如何清晰把控“项目全生命周期”管理,是企业管理者的难点所在。


  项目型广告公司的管理难点:第一、项目非常多,第二、项目内容非常杂,第三、人员高度分散,第四、每个项目都不同步、不同期,且客户参差不齐分布在各个地方,第五、每个项目对应的供应商不固定,对资源的调用,对成本的核算报价,乃至到项目进程很难把控。


  那么,在这种情况下,公司的各项审批、报销上会出现时间滞后,继而影响公司的项目进展,还会影响项目的成本管控、人员管理,最终影响项目落地的质量,从而影响公司的经济效益。

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  「企企管理云」对日翔广告项目进行全方位管理,围绕项目的提案、立项、执行、结算、结案全过程,实现项目合同、项目预算、项目进度、项目资源、项目收支的管理,实现成本及费用的控制,加速资金回流,提高资金利用率,提高企业竞争力。


  在第14期数字化直播圆桌会上严俊表示,以前项目管理线下走,其实只能做记录最多算个统计,项目负责人和参与项目的人员,对项目的实际发生都没有什么体感,这就像是一个“黑箱”无法把控。


  现在,「企企管理云」上线后,公司有多少项目在进行,项目发展到什么程度,公司全年有多少项目,盈利情况怎么样……项目负责人、相关员工都能看得见,都能参与项目的管理和公司的发展。


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  把人从重复性工作解放出来,做更有创意工作


  日翔广告以创意为创意,倡导每一次的创意迸发都是一个全新的开始,追求真正有效的解决方案……为客户创造价值及提升满意度。日翔广告需要创意和灵感,「企企管理云」把员工从重复性工作解放出来,做更有创意的工作。


  严总表示谈到:「企企管理云」上线后,公司发生了一些变化,比如说更重视发挥每一个员工的主动能力。尤其是在创意设计、创意企划方面,注重每一个员工积极、主动的创意点,为客户提供一系列的前期创意设计服务。

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  「企企管理云」把复杂项目整合到平台上,员工无论何时何地都可在平台上完成项目管理,包括资金申请、人员管理、假期申请、预算、合同和资金使用情况,还可事先设置好流程进行有效把控,减少重复性工作,提高工作效率,将更多时间聚焦在创意工作上。


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  如何协调广告公司“创意”与“管理”之间的矛盾?


  广告公司存在着矛盾点,即创意上,要求大胆、创新、甚至天方夜谭,要让创意肆意流淌,相互碰撞,甚至发生错误,最后可能产生影响人类的巨大创新。管理上,要求项目执行要流程化、标准化、统一化。


  创意与管理既矛盾又相互依赖。创意需要良好的流程、机制、制度、环境来激发;更需要流程化、标准化、统一化的管理,才能保证创意项目更好地执行、落地。


  严俊介绍说,公司执行展会项目时,展会现场如战场,容不得半点疏忽,半点时间拖延。比如,甲方搭建只有两天时间,不可能超过一小时,只能在两天时间完成。


  而且展会现场很容易出现突发事件,需要比较大的资金调动。比如,现场搭建变化,人员变化,供应商临时调整,这时公司需要资金的申请、审批、调配,以前是通过电话、传真、邮件一步一步完成,这需要花很长时间。

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  现在,通过「企企管理云」,在现场的一线人员能够非常快速、实时地在手机上操作。从申请到审批再到资金调配,手机上几分钟就操作完了,大大增强了员工在现场的应变能力,我们的客户在这方面是非常满意的。


  2022年4月份,上海新冠疫情很严重,日翔广告仍然保持正常的运营和管理,这得益于公司借助「企企管理云」实现数字化管理升级,完成线下到线上管理的转变,帮助公司实现降本增效,以及应对不确定性风险的能力,确保公司稳定长远发展。


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