企业,为什么要重视合同管理
企业,为什么要重视合同管理 合同管理
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这是一篇简单的文字,内容并不复杂。不论你是谁,都应该看看。不关其他,关涉你的工作、生活。
这是一个瞬息万变的时代,我们应该多讨论“怎么办”,少讨论“为什么”。但是,在合同管理方面,很有必要讨论“为什么”。
先给大家讲一个真实的故事。
某个下午,有一个朋友走进了我的办公室。他说,有点私人的事情想咨询。当他说出“健身”这个词时,我以为他购买了储值卡或会员卡,商家关门了。但,当他拿出资料时,我发现他已陷入对方设置的陷阱。因为他已与对方签署所谓的投资合作协议,且已将住房变卖款项投入给对方,而各方所要投资合作经营的所谓“健身”公司,实际是一家个体工商户。他遇到的问题,在法律上比较难处理了,即便进行诉讼,诉讼结果不一定理想;换个角度,即便有一个美好的诉讼结果,何时能够收回上班十多年积累的资金,也是个未知数。
西方有谚:财富的一半源自于合同。有人统计,在市场经济中,90%的财富流转通过合同实现。合同对于财富,如此重要,是不是应该重视合同?但普遍的观念是,忽视合同管理;相较而言,不论是企业还是个人,更加重视合同纠纷或争议的解决,很多个人、企业找律师的目的,不是让律师帮助参与合同谈判、合同签署以及合同文本的审查、修改,更多的是要律师帮助通过诉讼方式解决合同纠纷或争议,甚至不惜一切代价追求胜诉。
最高法院统计数据显示,2016年全国各级法院收案的一审合同类纠纷案件约671万件,占当年民事类案件收案1076万件的60%以上;查阅以前年度的数据,合同类案件占全部民事类案件的比例基本在50%以上。2016年国内生产总值74.4万亿元,当年全国法院审理及执行案件的标的额约4万亿元,占当年国内生产总值的5.4%。换一个角度看,基本意味着当年国内生产总值中这部分财富在争议中,未能物尽其用。
作为律师,我们当然不反对当事人找律师处理合同纠纷或争议,以至于接受当事人委托进行诉讼。但是,我们应当看到,通过诉讼解决合同纠纷或争议的苦楚。合同纠纷或争议,往往关涉财产,面临财产损失的一方往往处于非常难受的境地;即便通过诉讼处理,不仅要支付律师费、诉讼费等相关费用,还要腾挪时间和精力,参与或应对诉讼。“诉讼之所在,质证之所在”,诉讼过程中的证据,对诉讼结果起决定性作用。而且,诉讼是受到法律规制的,诉讼的过程在整体上并非你所想象的那么快。进一步而言,即便诉讼结果如你所愿,对方如不履行判决文书,还需申请法院强制执行,执行或许结果很好,或许就会面临“执行难”的问题。
当然,要重视合同管理,不仅仅是因为通过诉讼方式解决合同纠纷或争议有太多的困难,还有一个不是原因的原因。最高法院统计数据显示,2014年全国各级法院民事类案件收案总量是830万件,到2016年是1076万件,基本保持了每年增长100万件的速度。案件数量激增,法官都忙不过来了。在每个法官每年承办几十件,乃至上百件案子的时候,还要不断的起诉案子到法院,还要法官做到公正、公平处理,何其难。
以上都可能不是事。企业,重视合同管理,是合同之于企业经营的意义决定的。
市场经济活动中,合同已无处不在。合同不仅贯穿于企业从摇篮到坟墓的整个过程,还存在于企业经济活动的各个方面,甚至企业本身就是合同的产物。简单举例:张三、李四两人签署合作协议或合同,共同投资设立一家企业,因为合同产生了这家企业;为开办企业,要有经营场所,不论租、借场地,均需通过签署合同或合同性质的文件实现;企业成立,购买办公桌子等等,均是通过合同实现;企业不论从事何种业务,采购是通过合同实现,销售也是通过合同实现;最后,企业解散清算时的资产处理,债务偿还也是通过合同完成的。
合同对于企业的意义,不仅仅是企业离不开合同。略微提高一点认识,就会发现企业的利润,基本是通过合同实现的。企业存在的目的是追求利润,企业的经营过程是不断通过合同关系对外交易的过程。不论“卖卖卖”,还是“买买买”,脱离了合同,都难以实现。可能有人说,我们的交易都不需要签署合同,没有合同。事实并非如此,不签署合同,不代表没有合同关系,因为你们之间的各种单据、凭证以至于口头约定组合起来,就构成了合同。当然,不同的企业,不同的发展阶段,企业对外签署的合同种类、性质是不一样的。
合同是企业对外经济交往的基本纽带和桥梁。经济学上有个定律:利益越大,风险越大。有交易就有风险。既然一个企业的对外交易主要是通过合同实现的,那么合同也会成为引发企业法律风险的主要来源。要管理企业法律风险,就应该从管理合同开始,管理好合同风险,基本能够守住企业法律风险的大门。如能管理好合同,企业经营中的大量法律风险就能得到防控。
既然企业有那么多合同,既然企业通过纷繁复杂的合同实现盈利,而且合同管理对于企业风险管理如此重要,重视对合同的管理,应该是理所当然的事情。要重视合同管理,就应该将合同管理提高到与生产管理、财务管理、人事管理同样重要的层级。

完整的合同,是通过固化交易内容,增强交易可预见性并保障交易安全的文件;在发生纠纷、争议,合同还是已经固定的交易证据。合同管理,是经营业务与法律相结合的管理,企业不仅要借助业务人员管理合同,更要借助于熟练掌握法律知识,拥有丰富经验和技能的法律专业人士,结合企业自身状况实现合同管理。
成功的企业,没有不重视合同的。所有的改变从观念开始。观念改变习惯,习惯改变行为。
企业合同文档资料承载企业的发展记忆、经验以及成果,一般管理只停留在个人或部门层面,这些重要的文档会因为员工离职而丢失,因为时间推移而失去记忆,也会因为使用不规范而出现遗失、损坏,更有被恶意扩散导致形成损失的可能。企业普遍会把文档管理理解成文件的备份和保存,变成了一个额外的工作,且不说员工会抵触,也没有考虑到如何将文档管理与日常业务中的问题相结合,往往难以达到理想的效果。

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